Ngày có hiệu lực: 01/10/2026
Phiên bản: 1.1
- Phạm vi áp dụng
Chính sách này mô tả cách iBosPM xử lý thông tin khi người dùng sử dụng ứng dụng iBosPM trên iOS, Android hoặc giao diện web dành cho cư dân.
iBosPM là nền tảng hỗ trợ cư dân và người sử dụng căn hộ truy cập dữ liệu do Ban quản lý dự án cung cấp, bao gồm hóa đơn, phiếu thu, trạng thái thanh toán, thông báo, phản ánh và đăng ký dịch vụ.
Đơn vị vận hành nền tảng: Công ty Cổ phần Giải pháp Tòa nhà SBS Việt Nam.
Email liên hệ: admin@ibos.vn
Điện thoại: 0904059129
Địa chỉ: Tầng 11, Tòa nhà đa năng 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, TP Hà Nội
Đối với dữ liệu thuộc từng dự án, Ban quản lý hoặc chủ đầu tư của dự án có thể là đơn vị quyết định mục đích sử dụng dữ liệu. SBS/iBosPM cung cấp nền tảng kỹ thuật và xử lý dữ liệu theo phạm vi dịch vụ đã thống nhất với dự án.
2. Thông tin được xử lý
Tùy theo cấu hình của từng dự án, iBosPM có thể xử lý các nhóm thông tin sau:
2.1. Thông tin tài khoản và căn hộ
- Mã tài khoản hoặc tên đăng nhập.
- Tên hiển thị, tên chủ sử dụng.
- Mã căn hộ, tòa nhà, tầng, diện tích và loại căn hộ.
- Số điện thoại và email đã được dự án lưu trong hồ sơ cư dân.
- Mã dự án và máy chủ dự án được người dùng lựa chọn.
Mật khẩu được gửi tới máy chủ dự án để xác thực qua kết nối HTTPS. Ứng dụng không lưu mật khẩu người dùng sau khi đăng nhập. Ứng dụng sử dụng access token ngắn hạn và refresh token xoay vòng để duy trì phiên. Trên iOS và Android, refresh token được lưu bằng kho bảo mật của hệ điều hành (Keychain/Android Keystore), không lưu cùng dữ liệu đệm thông thường.
2.2. Thông tin hóa đơn, phiếu thu và thanh toán
- Mã hóa đơn, kỳ phí, khoản phí, số tiền, hạn thanh toán và trạng thái thanh toán.
- Phiếu thu, khoản mục, ngày lập, người lập và trạng thái xác nhận.
- Thông tin ngân hàng, mã QR và nội dung chuyển khoản do dự án cung cấp.
- Lịch sử các kỳ phí và dữ liệu đối soát liên quan đến căn hộ.
iBosPM không thu thập thông tin thẻ ngân hàng và không xử lý giao dịch thẻ. Việc chuyển khoản được thực hiện ngoài ứng dụng thông qua ngân hàng hoặc phương thức do dự án cung cấp.
2.3. Nội dung người dùng chủ động gửi
- Nội dung phản ánh, loại phản ánh và trạng thái xử lý.
- Yêu cầu đăng ký dịch vụ, mô tả nhu cầu và trạng thái xử lý.
- Hình ảnh người dùng tự chọn để đính kèm phản ánh hoặc yêu cầu dịch vụ.
Người dùng không nên đưa thông tin nhạy cảm không cần thiết vào phần mô tả hoặc hình ảnh đính kèm.
2.4. Thông tin thiết bị và thông báo đẩy
- Nền tảng thiết bị và mã cài đặt ứng dụng dùng để quản lý phiên đăng nhập theo thiết bị.
- Firebase Cloud Messaging token khi người dùng cho phép nhận thông báo.
- Phiên bản ứng dụng, phiên bản hệ điều hành, kiểu thiết bị, ngôn ngữ và múi giờ theo cơ chế hoạt động của Firebase Cloud Messaging.
- Trạng thái cho phép nhận thông báo.
Các dữ liệu này được sử dụng để bảo vệ/thu hồi phiên theo thiết bị, gửi thông báo nghiệp vụ đến đúng thiết bị và duy trì hoạt động ổn định của dịch vụ.
2.5. Bộ nhớ và dữ liệu cục bộ
Ứng dụng có thể lưu trên thiết bị phiên đăng nhập được bảo vệ, lựa chọn dự án, mã thiết bị ứng dụng, token thông báo và dữ liệu đệm cần thiết cho việc vận hành. Máy chủ chỉ lưu bản băm của refresh token cùng thông tin phiên/thiết bị cần thiết để phát hiện sử dụng lại và thu hồi phiên. Khi đăng xuất, ứng dụng yêu cầu máy chủ thu hồi phiên, xóa phiên cục bộ và hủy đăng ký token thông báo. Một số cài đặt kỹ thuật hoặc dữ liệu đệm không định danh có thể còn lại cho đến khi người dùng xóa dữ liệu ứng dụng hoặc gỡ cài đặt.
3. Quyền truy cập thiết bị
iBosPM có thể yêu cầu các quyền sau:
- Thông báo: để nhận hóa đơn, phiếu thu, xác nhận thanh toán, thông báo chung và cập nhật yêu cầu.
- Ảnh do người dùng lựa chọn: để đính kèm một hình ảnh vào phản ánh hoặc đăng ký dịch vụ.
- Thư viện ảnh/lưu ảnh: để lưu mã QR thanh toán vào thiết bị khi người dùng yêu cầu.
Ứng dụng hiện không yêu cầu vị trí chính xác, danh bạ, microphone hoặc quyền đọc toàn bộ nội dung phương tiện để phục vụ các chức năng nêu trên.
4. Mục đích sử dụng thông tin
Thông tin được xử lý nhằm:
- Xác thực tài khoản và hiển thị đúng dữ liệu của căn hộ/dự án.
- Cung cấp hóa đơn, phiếu thu, trạng thái thanh toán và hướng dẫn chuyển khoản.
- Gửi thông báo nghiệp vụ và điều hướng đến nội dung liên quan.
- Tiếp nhận, xử lý và theo dõi phản ánh hoặc đăng ký dịch vụ.
- Hỗ trợ người dùng, bảo vệ hệ thống, phòng ngừa truy cập trái phép và khắc phục sự cố.
- Thực hiện nghĩa vụ hợp đồng, kế toán, lưu trữ hoặc nghĩa vụ pháp lý áp dụng cho dự án và đơn vị vận hành.
Thông tin không được dùng để xây dựng hồ sơ quảng cáo, bán dữ liệu hoặc theo dõi người dùng trên ứng dụng và website của doanh nghiệp khác.
5. Chia sẻ và bên xử lý dữ liệu
Thông tin có thể được xử lý hoặc cung cấp trong phạm vi cần thiết cho:
- Ban quản lý, chủ đầu tư hoặc đơn vị vận hành dự án mà tài khoản thuộc về.
- Nhà cung cấp máy chủ, lưu trữ, mạng và bảo mật phục vụ hệ thống.
- Google Firebase Cloud Messaging và Apple Push Notification service để gửi thông báo.
- Cơ quan nhà nước hoặc bên có thẩm quyền khi có yêu cầu hợp pháp.
- Đơn vị tiếp nhận quyền và nghĩa vụ nếu có tái cấu trúc, chuyển giao dịch vụ hoặc thay đổi đơn vị vận hành, với điều kiện tiếp tục bảo vệ dữ liệu theo pháp luật.
iBosPM không bán hoặc cho thuê thông tin cá nhân. Nhà cung cấp dịch vụ chỉ được xử lý thông tin trong phạm vi cần thiết để cung cấp dịch vụ kỹ thuật.
6. Lưu trữ dữ liệu
Dữ liệu được lưu trong thời gian cần thiết để cung cấp dịch vụ, giải quyết yêu cầu, bảo đảm an toàn hệ thống và đáp ứng nghĩa vụ pháp lý hoặc hợp đồng.
Hồ sơ hóa đơn, phiếu thu, thanh toán và các chứng từ liên quan có thể phải được giữ lại theo quy định kế toán, thuế, quản lý vận hành hoặc yêu cầu giải quyết tranh chấp, kể cả khi tài khoản không còn hoạt động.
Phiên đăng nhập được duy trì trong thời hạn cấu hình khi người dùng tiếp tục sử dụng ứng dụng. Phiên bị thu hồi khi người dùng đăng xuất, đổi/đặt lại mật khẩu, tài khoản bị vô hiệu hóa, token hết hạn hoặc hệ thống phát hiện dấu hiệu sử dụng lại token. Token thông báo được hủy đăng ký khi người dùng đăng xuất nếu kết nối máy chủ cho phép. Token không còn hợp lệ có thể được làm sạch theo chu kỳ kỹ thuật của hệ thống.
7. Bảo vệ thông tin
iBosPM áp dụng các biện pháp phù hợp với tính chất dữ liệu, bao gồm kết nối HTTPS trong môi trường vận hành, phân quyền truy cập, access token có thời hạn, refresh token xoay vòng và có thể thu hồi, lưu bí mật trong kho bảo mật của hệ điều hành, giới hạn truy cập theo dự án/căn hộ, ghi nhận hoạt động kỹ thuật và sao lưu cần thiết.
Không có phương thức truyền hoặc lưu trữ điện tử nào an toàn tuyệt đối. Người dùng cần bảo vệ thiết bị, không chia sẻ mật khẩu, đăng xuất khi dùng thiết bị chung và thông báo ngay cho Ban quản lý khi nghi ngờ tài khoản bị truy cập trái phép.
8. Quyền và lựa chọn của người dùng
Tùy theo pháp luật áp dụng, người dùng có thể yêu cầu:
- Biết dữ liệu nào đang được xử lý.
- Sửa thông tin không chính xác.
- Nhận bản sao dữ liệu trong phạm vi phù hợp.
- Hạn chế hoặc phản đối một số hoạt động xử lý.
- Xóa dữ liệu hoặc ngừng sử dụng tài khoản, trừ phần phải lưu theo nghĩa vụ pháp lý hoặc quyền lợi hợp pháp của dự án.
- Rút quyền thông báo hoặc quyền truy cập ảnh trong cài đặt thiết bị.
Tài khoản iBosPM do Ban quản lý dự án cấp và không được tự tạo trong ứng dụng. Để yêu cầu vô hiệu hóa tài khoản hoặc xử lý dữ liệu, người dùng liên hệ Ban quản lý dự án hoặc gửi yêu cầu theo trang https://ibos.vn/quyen-rieng-tu.
9. Dữ liệu trẻ em
iBosPM được thiết kế cho cư dân trưởng thành, chủ sở hữu, người thuê hoặc đại diện được ủy quyền của căn hộ; không hướng tới trẻ em và không chủ động thu thập dữ liệu của trẻ em cho mục đích quảng cáo.
10. Xử lý dữ liệu qua nhà cung cấp quốc tế
Một số dịch vụ kỹ thuật như Firebase Cloud Messaging hoặc hạ tầng mạng có thể xử lý dữ liệu kỹ thuật tại quốc gia/vùng lãnh thổ khác. Khi sử dụng các nhà cung cấp này, đơn vị vận hành áp dụng điều khoản dịch vụ và biện pháp bảo vệ phù hợp với yêu cầu pháp luật áp dụng.
11. Thay đổi chính sách
Chính sách có thể được cập nhật khi chức năng, quy trình xử lý dữ liệu hoặc quy định pháp luật thay đổi. Phiên bản mới sẽ được công bố tại đường dẫn này cùng ngày có hiệu lực. Nếu thay đổi ảnh hưởng đáng kể đến quyền lợi người dùng, iBosPM hoặc Ban quản lý có thể thông báo bằng phương thức phù hợp.
12. Liên hệ
Mọi câu hỏi, phản ánh hoặc yêu cầu liên quan đến dữ liệu cá nhân có thể gửi tới:
- Email: admin@ibos.vn
- Ban quản lý dự án: theo thông tin liên hệ hiển thị trong ứng dụng
- Điện thoại: 0904059129
- Địa chỉ: Tầng 11, Tòa nhà đa năng 169 Nguyễn Ngọc Vũ, phường Yên Hòa, TP Hà Nội